En nuestros cuestionarios preliminares a los talleres que dictamos hacemos una pregunta clave. ¿Tú dirías que pasas más tiempo en asuntos que califican como Urgentes e Importantes o No urgentes Importantes? La estadística indica que más del 80% del tiempo de los ejecutivos están dedicados a tareas urgentes e importantes, es decir, tareas que deben ser atendidas de inmediato, con fecha límite inminente, problemas críticos, o son emergencias. El problema es que estas no son las tareas que le generan más valor a la empresa.

La Matriz de Eisenhower, también conocida como la “Matriz de lo Urgente e Importante”, popularizada luego por Stephen Covey, y conocida por todos, pero poco utilizada, es la mejor herramienta para mejorar la productividad y enfocarnos en lo realmente importante. La utilizamos mucho en nuestros talleres de Administración del Tiempo, donde le pedimos a los participantes que hagan la lista de todos sus pendientes, y la luego la coloquen en la matriz.

Las empresas más eficientes, enfocan sus recursos en lo “No urgente/Importante, y las ineficientes, en lo Urgente/Importante; porque evidencia falta de organización en el trabajo. En un discurso de 1954, Eisenhower citó a un presidente universitario anónimo que dijo: “Tengo dos tipos de problemas: los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes.”

Si a esto le sumamos que los seres humanos tenemos un sesgo cognitivo que nos enfoca hacia lo urgente, el tema se complica más. Meng Zhu profesora de la Universidad de John Hopkins llevó a cabo un estudio que publicó en un artículo del HBR “Por qué procrastinamos cuando tenemos plazos largos”, en el cual indica que cuando las personas se enfrentan a una fecha límite lejana, son más propensas a pensar que la tarea es difícil. Esto las lleva a posponerla, a gastar más dinero en completarla e incluso a arriesgarse a abandonarla por completo,  dedicándose a tareas urgentes e importantes que generan menos valor para la empresa.

¿En qué temas deberían estar invirtiendo su tiempo tus ejecutivos?: Sin ninguna duda, el personal de una empresa debería estar enfocado en lo No Urgente/Importante como puede ser: establecer metas y objetivos, revisión de procesos y formatos, planificar proyectos a largo plazo, desarrollar nuevas habilidades o conocimientos, construir relaciones y redes profesionales, conversar con el equipo, bajar a visitar la planta, prepararse para sus negociaciones, y en general, en todas aquellas tareas que generan valor a la empresa en el largo plazo y que evitan que surjan los urgentes e importantes.

Pero también hay buenas noticias, según un estudio del Journal con Consumer Research se señala que el efecto de mera urgencia se puede revertir. "Cuando se les pidió a los y las participantes que consideraran las consecuencias de sus decisiones antes de tomarlas, se observó que las personas eran significativamente más propensas a elegir la tarea importante sobre la urgente".

Consejo: Cuando asignes alguna tarea a tu equipo, recuérdales que al tomar una decisión sobre lo que van a hacer a continuación, piensen en hacer la tarea que le genera más valor a le empresa.

Matriz de Eisenhower: https://corporatefinanceinstitute.com/resources/management/eisenhower-matrix/

Artículo HBR de Meng Zhu: https://hbr-org.translate.goog/2018/08/why-we-procrastinate-when-we-have-long-deadlines?_x_tr_sl=en&_x_tr_tl=es&_x_tr_hl=es&_x_tr_pto=tc&_x_tr_hist=true
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