Las reuniones son uno de los grandes ladrones del tiempo en las empresas. Nos toca viajar por distintos países de la región y siempre encontramos lo mismo.Cuando en un taller de administración del tiempo les pides a los participantes que levante la mano aquel que quiera tener más reuniones durante el día, por supuesto nadie lo hace. Y cuando preguntas: ¿Quién cree que si tuviera menos reuniones sería más productivo? Todas las manos del salón se levantan.La pregunta entonces es: ¿Quién las convoca? Y la respuesta es: los gerentes. ¿Realmente no se dan cuenta lo ineficientes que son? Tu personal aborrece las reuniones, pero no te lo dicen, y acuden a regañadientes.Nosotros seguimos la línea de Scott Snair, Decano de Estudios Doctorales en la Universidad Henly Putnam; quien escribió un libro con un título muy sugerente: “Paren la reunión… ¡quiero salirme!” Nair, un especialista en reuniones demuestra lo inútiles que son, y la absurda creencia de que sirven para coordinar y alinear a los equipos.La parte que más nos gusta del libro es cuando el autor pregunta: ¿te sientes solo?, ¿estás aburrido?, ¿no te gusta trabajar solo?, ¿odias tener que tomar decisiones?; entonces… ¡convoca a una reunión!!!Así vas a poder estar con otras personas, dibujar flujogramas, formar comités, hacer recomendaciones sin importancia, y ratificar que tú estás al mando. ¡Reuniones!!! La alternativa práctica a tener que trabajar.Cuántas veces te has preguntado, ¿qué hago yo en esta reunión? ¿Por qué no está fulano o sultana que son los que deberían escuchar esto? ¿A qué hora terminan para irme a trabajar? Y cuando acaba la reunión, ¿qué hacemos? Volver a la oficina para terminar los pendientes, llamar clientes, revisar informes, etc. Es decir, hacemos un inmediato switch hacia aquello que es realmente importante.Encima, hoy en día la gente entra a las reuniones con laptops y celulares. ¿Realmente alguien cree que están prestando atención a lo que se dice? ¿Nos estamos yendo al extremo no? Pero es mejor, de esa manera la Ley del Péndulo los llevará a un punto medio. Si realmente quieres convocar a una reunión, recuerda que estás obligado a enviar una agenda, y antes de convocarla piensa en las 5ps:

• Propósito: ¿Para qué la estas convocando? – Lluvia de ideas, presentación de información, etc.
• Personas: Piensa bien en quiénes deben asistir para que la reunión sea productiva. Mientras menos personas mejor. Recuerda a Steve Jobs, no más de 4 personas.
• Producto: Si esperas un producto, indícalo.
• Proceso: Nunca se convocan el mismo día, le estás malogrando la agenda a todos los demás. No laptops, no celulares, tiempo de intervenciones, seguimiento, etc.
• Puntualidad: Incorpora una cultura de puntualidad, el que llega tarde no entra, o paga multa.

Espero haberte convencido de dejar de convocarlas, o por lo menos reducirlas al mínimo, tu equipo te lo va a agradecer. Ah, y no sería una mala idea enviarle este mail a la alta dirección.